Win-win: Rahmenvertrag – aber echt!

HandschlagZielführende Rahmenverträge sind im Geschäftsverhältnis zwischen Übersetzer und Auftraggeber ein Instrument, das noch relativ wenig genutzt wird. Dabei bietet es für beide Seiten enorme Vorteile.

Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen zwei Vertragsparteien, die deren Zusammenarbeit regelt. Das Instrument ist nicht im deutschen BGB geregelt. Die einfachste Form eines Rahmenvertrags ist beispielsweise der Wartungsvertrag für Drucker oder die Heizungsanlage.

Meist verstehen große Unternehmen unter dem Begriff Rahmenvertrag lediglich die Tatsache, dass sich der (meist kleinere) Lieferant bereit hält, den Waren- oder Dienstleistungbedarf auf Abruf zu decken – selbstverständlich zu den Bedingungen des Abnehmers. Dabei führt der unterzeichnete Rahmenvertrag dazu, dass der Lieferant im regulären Lieferantenstamm geführt wird und somit auch die Abwicklung wie Abruf, Bearbeitung der Rechnungen und Zahlungsvorgang in der Regel zügig erfolgt.

Eine erweiterte Form des Rahmenvertrags, die beiden Vertragsparteien noch mehr Nutzen bringt und eine echte Win-win-Situation darstellt, ist das, was ich mit den meisten meiner Stammkunden vereinbart habe. Dabei gilt Folgendes:

  • Der Kunde verpflichtet sich, über einen gewissen Zeitraum (zum Beispiel drei oder fünf Jahre) eine definierte Menge (z.B. 60.000 oder 120.000 Wörter im Jahr) abzunehmen. Definiert werden die zeitliche Stückelung der Lieferungen, beispielsweise 5.000 bzw. 8.500 Wörter pro Monat, und die Lieferfrist, beispielsweise innerhalb von drei oder fünf Werktagen.
  • Der Übersetzer verpflichtet sich, die Kapazität entsprechend der Vereinbarung freizuhalten und die Lieferung vertragsgemäß (termingerecht) sicherzustellen.
  • Für den Fall, dass der Kunde einmal keinen Monatsauftrag erteilt, wird eine Ausfallentschädigung vereinbart, deren Höhe in der Regel bei 50 bis 70 % der regulären Leistung liegt.
  • Der Kunde hat eventuell die Möglichkeit, den im Monat M1 nicht erteilten Auftrag innerhalb des darauf folgenden Monats M2 zusätzlich zu erteilen. Hierfür (zusätzliche Kapazität des Übersetzers innerhalb eines Zeitfensters) ist ein Preisaufschlag vereinbart.

Vorteile für den Kunden:

  • Der Kunde kann die Leistung jederzeit abrufen (den Auftrag erteilen) und sicher sein, dass er die vereinbarte Menge (Anzahl Wörter) innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist erhält. Das bedeutet, dass er im Prinzip lediglich eine Mail mit dem zu übersetzenden Dokument im Anhang verschicken muss.

Vorteile für den Übersetzer:

  • Der Übersetzer hat die Garantie, dass er jeden Monat der Vertragslaufzeit einen Auftrag in der vereinbarten Höhe (Menge) erhält.

In größeren Unternehmen, in denen ohnehin über das ganze Jahr ein hohes Volumen an Übersetzungsleistungen anfällt, wird diese Art des Rahmenvertrags, den ich seit über 20 Jahren praktiziere, sehr gerne angewendet: Kosten für Beschaffung bzw. umständliches Abfragen bezüglich freier Kapazitäten fallen damit weg. Und ich kenne kein Unternehmen, das nicht daran interessiert wäre, seine Kosten zu senken.

Sparschwein
Kosten sparen – alle Unternehmen sind daran interessiert.

Allerdings erfordert dies von den Unternehmen, dass sie sich intern organisieren, was mit wenig Aufwand möglich ist. Wenn sich eine Firma dahingehend organisieren kann, dass beispielsweise nicht fünf Mitarbeiter mit je einem Leihwagen – also jeder für sich – am selben Tag in dasselbe Schwesterwerk fahren, schafft sie es auch, sich in Sachen Übersetzungsleistungen zu organisieren.

Selbstverständlich variieren Mengen, Zeitfenster für die Lieferung, Vertragslaufzeit usw. je nach Unternehmen und Bedarf. Und schließlich: was für Übersetzungsleistungen funktioniert, kann auch auf andere Leistungen im Sprachenbereich, wie zum Beispiel Lektorats-, Korrektorats- oder Redaktionstätigkeiten angewendet werden.

Diese Form des Rahmenvertrags muss dem Kunden häufig erst einmal erläutert und schmackhaft gemacht werden. Ich musste am Anfang viel Überzeugungsarbeit leisten und empfehle auch heute jedem Kunden, den ich in anderen Bereichen berate, sich diese Lösung durch den Kopf gehen zu lassen. Nach meiner Erfahrung wird dann schnell klar: Das ist eine echte Win-Win-Situation.

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